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I dati nei fascicoli dei
dipendenti vanno tempestivamente aggiornati
Il Garante per la protezione dei dati personali è recentemente
intervenuto a tutela degli elementi contenuti nei fascicoli personali
dei dipendenti, sancendone l’obbligatorietà del corretto e tempestivo
aggiornamento, con riguardo particolare alle qualifiche professionali ed
ai titoli di studio acquisiti dai lavoratori. Tale operazione deve
essere tempestiva ed effettuata in ogni altro pertinente database
dell’azienda. Ciò in quanto la normativa sulla privacy prevede che i
dati personali oggetto di trattamento siano esatti e aggiornati. In
proposito va rilevato che l’aggiornamento dei dati è un obbligo posto
a carico del datore di lavoro, così come altrettanto vincolante è
l’ottemperanza alla verifica periodica dell’esattezza dei dati
posseduti, ai sensi dell’art. 3 del D.Lgs n. 135/1999. La stessa
disposizione prevede anche che sia valutata - in sede di verifica ed
aggiornamento - la pertinenza dei dati, la loro completezza, la loro non
eccedenza e la effettiva necessità, con riguardo alle finalità
perseguite dalla disponibilità dei dati stessi: il tutto anche
relativamente a elementi ed informazioni fornite direttamente
dall’interessato. Il principio è stato ribadito dall’Autorità
garante, che ha accolto il ricorso di un laureato insoddisfatto
dell’operato della ditta alla quale aveva chiesto invano, in base alle
disposizioni della legge n. 675/1996, l’aggiornamento dei dati
relativi al titolo di studio appena conseguito e l’attestazione che la
variazione fosse stata portata a conoscenza di tutti coloro ai quali i
dati erano stati comunicati. L’archivio dati personali dell’azienda
non risultava, infatti, allineato all’organigramma consultabile sulla intranet della società, nel quale il dipendente veniva indicato con
il titolo di “dottore”. L’interessato chiedeva inoltre che le
spese del ricorso venissero addebitate al datore di lavoro. L’azienda,
invitata dal Garante a soddisfare le richieste del dipendente, si
dichiarava disponibile a eseguire l’operazione appena in possesso del
certificato di laurea, ancora non pervenuto alla direzione competente.
In sede di istruttoria del ricorso, il Garante riconosceva anzitutto la
legittimità della richiesta del ricorrente all’aggiornamento dei dati
personali ed accertava, inoltre, che il certificato di laurea era stato
già trasmesso all’azienda, che aveva in parte adempiuto alle
richieste del lavoratore. Il nominativo del ricorrente risultava,
infatti, preceduto dal predetto titolo di studio nell’organigramma
aziendale pubblicato via Web, oltre che in altri documenti prodotti dallo stesso interessato.
Non risultava, invece, aggiornato l’archivio dati personali, ove
veniva indicato il solo titolo di studio di ragioniere perito
commerciale. Accogliendo l’istanza del ricorrente il Garante ha
disposto che la società ne aggiorni i dati, con particolare riferimento
al conseguimento del diploma di laurea, fornendo l’attestazione che
tale variazione è stata comunicata a tutti coloro ai quali erano stati
comunicati i dati del dipendente. Per le spese sostenute dal dipendente
per il procedimento è stato inoltre disposto che queste vengano versate
direttamente dal datore di lavoro al ricorrente.
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